BAD Recrutement: Assistant(e) informatique ‒ gestion des stocks et de la logistique

Full vacancy title: Assistant(e) informatique ‒ gestion des stocks et de la logistique

Location: Abidjan, Côte d’Ivoire

Position Grade: GS8

Position Number: 50000353

Posting Date: 04-nov-2024

Closing Date: 03-déc-2024

LE POSTE :

Relevant du Chargé de la logistique et de la gestion des stocks sur le plan fonctionnel et du Chef de division en bout de chaîne, au sein de TCGS.3, l’Assistant(e) informatique en charge de la gestion des stocks et de la logistique aura pour mission d’aider à l’automatisation des processus de gestion des stocks et de la logistique pour la Banque, d’accélérer la livraison des biens de la Banque au siège, aux bureaux régionaux et aux bureaux pays, de rendre compte des performances des services de logistique et de gestion des stocks et de développer de nouvelles applications permettant d’améliorer la gestion de la logistique. Le/la titulaire du poste devra faire preuve d’une écoute active et d’une capacité à proposer des solutions pratiques susceptibles de résoudre les problèmes logistiques. Il/elle devra également faire preuve d’un grand sens de l’analyse et être capable de collecter, d’organiser, d’analyser et de diffuser des quantités importantes d’informations avec le souci du détail et de l’exactitude.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision du Chef de division, le/la titulaire du poste s’acquittera des fonctions suivantes :

1. Aider l’équipe à développer des flux de travail pour le contrôle des stocks et à améliorer les processus opérationnels relatifs à la gestion de la logistique. Émettre à partir du système informatique de contrôle des stocks les rapports requis par la Direction.
2. Aider au développement des applications qui facilitent l’intégration des données provenant d’autres plates-formes de gestion des finances, des transports terrestres, de l’expédition, du dédouanement, de la logistique et des stocks.
3. Aider à la gestion des importations et des exportations ainsi qu’à leur mise en entrepôt, conformément aux politiques de la Banque. Coordonner l’expédition d’articles de la Banque entre le Siège et les bureaux pays.
4. Assurer un suivi rigoureux et l’établissement de rapports précis sur tous les biens soumis à TCGS.3 pour l’exportation, à partir du moment où ils sont remis à TCGS.3 jusqu’à leur réception par les bureaux régionaux/pays. Contrôler le déroulement des opérations d’expédition et de manutention et signaler les retards/problèmes éventuels.
5. Préparer des rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels sur les stocks ainsi que des inventaires de stocks quotidiens (sur demande) afin de fournir à la Direction une visibilité sur les activités de logistique et de gestion des stocks.
6. Aider à la création et à la mise à jour de bases de données et de tableaux de bord des performances.
7. Assurer la mise en place des systèmes complets de comptabilité et d’établissement de rapports et veiller au bon fonctionnement des systèmes de contrôle interne et à la bonne tenue de tous les dossiers pertinents.
8. S’assurer de l’existence de systèmes standard appropriés dans les entrepôts, y compris les systèmes de suivi des colis, pour garantir un suivi en temps réel des produits expédiés grâce aux numéros AWB et aux codes de traçage.
9. Évaluer la disponibilité de l’espace et préparer des plans de stockage et de rangement avant l’élaboration des programmes et des plans d’urgence pour s’assurer que les immobilisations et les biens en transit de la Banque sont correctement stockés et protégés.
10. Travailler avec l’équipe chargée des assurances à la Banque afin de souscrire une assurance supplémentaire pour les actifs sensibles/de grande valeur qui ne sont pas entièrement assurés par l’expéditeur.
11. Prêter assistance aux équipes de la Banque en ce qui concerne le dédouanement en temps voulu et la réception de toutes les livraisons.
12. Assurer le suivi de la quantité et de la qualité des articles stockés.
13. Mener des contrôles physiques aléatoires réguliers des articles stockés et de l’inventaire.
14. Préparer des plans de chargement et s’assurer que les bordereaux d’expédition standard sont dûment remplis.
15. Programmer et assister aux réunions avec les départements utilisateurs pour discuter des questions de procédure et prendre note lors des réunions avec les parties prenantes internes et externes.
16. Coordonner les activités liées à l’expédition des effets personnels entre le Siège ou les bureaux extérieurs et différentes destinations.
17. Assurer la coordination avec les chargeurs, les transporteurs, les agents de douane, les autorités de fret portuaires et aéroportuaires pour une bonne exécution des livraisons de la Banque.
18. Aider le chargé de la logistique à contrôler l’exécution des contrats et les tendances en matière de dépenses liées à la logistique.
19. Réaliser des études de marché pour se tenir au courant des tendances du secteur. Identifier les possibilités qui s’offrent pour tirer parti de la technologie SMART et de l’intelligence artificielle (IA) afin d’optimiser les services de gestion de la logistique et des stocks de la Banque ‒ y compris l’utilisation d’applications de calcul des coûts en temps réel pour déterminer les coûts d’expédition et de manutention.
20. Aider à la mise en place de systèmes de contrôle afin de garantir le respect des politiques et procédures relatives à la gestion de la logistique et des stocks.
21. Suivre les indicateurs clés de performance (KPI) liés à la gestion de la logistique et des stocks et établir des rapports à ce sujet.
22. Fournir un appui aux autres assistants chargés du transport, de la logistique et de la gestion des stocks.
23. Effectuer d’autres tâches connexes qui lui seraient confiées par la Direction.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :

1. Être titulaire d’au moins une licence dans les domaines suivants : Administration des affaires, gestion de la chaîne d’approvisionnement, logistique, ingénierie ou toute autre discipline connexe.
2. Justifier d’un minimum de six (6) années d’expérience dans les domaines suivants : gestion des services du transport et de la logistique, services de courrier, expédition et manutention, dédouanement, entreposage et gestion des stocks. Une expérience du secteur privé constituera un atout supplémentaire.
3. Démontrer sa capacité à développer des systèmes de suivi et à gérer de grands ensembles de données pour les activités logistiques.
4. Être capable de travailler de manière efficace dans un environnement matriciel à la fois en tant que chef d’équipe et membre d’équipe.
5. Être un communicateur efficace, démontrer de bonnes compétences pour le travail en équipe, être motivé par l’obtention de résultats et avoir le sens du service aux clients.
6. Avoir des compétences analytiques solides, faire preuve d’interdisciplinarité et être capable de travailler sous pression.
7. Être capable d’entretenir de bonnes relations avec les parties prenantes internes et externes et de trouver des solutions tangibles face aux contraintes rencontrées.
8. Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et l’oral) en anglais ou en français, avec une bonne connaissance de l’autre langue.
9. Maîtriser l’utilisation de logiciels dédiés à la gestion de la logistique et des stocks et des logiciels courants de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et avoir une connaissance pratique des systèmes SAP.

LE PRÉSENT POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN EMPLOYÉ RECRUTÉ LOCALEMENT ET NE BÉNÉFICIERA PAS DE CONDITIONS INTERNATIONALES D’EMPLOI).

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