BAD Recrutement : Personnel à court terme (STS) – Assistant d’équipe, RDRI

Intitulé complet du poste vacant : Personnel à court terme (STS) – Assistant d’équipe, RDRI

Lieu : Abidjan, Côte d’Ivoire

Niveau de poste : GS5/GS6/GS7

Numéro de poste : 50097180

Date de publication : 07-févr.-2025

Date limite de candidature : 21-févr.-2025

LE POSTE

La fonction d’assistant d’unité/d’équipe STS au sein des services généraux fournit un soutien administratif au bon fonctionnement de l’unité/de l’équipe, en veillant à ce que le chef d’unité/chef d’équipe soit libéré de toute tâche qui pourrait autrement entraver l’exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.

Chaque équipe a des fonctions uniques, mais le travail de l’assistant d’unité/d’équipe STS est uniforme dans toutes les équipes et vise à assurer le bon fonctionnement de la structure qui est gérée par le chef d’unité/chef d’équipe respectif.

Par conséquent, le travail de l’Assistant d’Unité/d’Équipe facilite et contribue au succès du Chef d’Unité/Chef d’Équipe dans l’exécution efficace de son travail dans le cadre de la stratégie de la Banque pour la réalisation des High 5.

FONCTIONS CLÉS

Sous la direction générale et la supervision du chef d’unité/chef d’équipe, l’assistant d’unité/d’équipe effectuera les tâches suivantes :

GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

1. Entreprendre des transactions et des processus qui assurent le bon déroulement du travail de l’unité/équipe ;
2. Fournir un soutien et un suivi de la correspondance et des processus administratifs courants ;
3. Traiter la correspondance et les tâches en suivant les formats acceptés par la Banque et vérifier les éventuelles erreurs typographiques, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au chef d’unité/chef d’équipe pour autorisation, approbation ou signature ;
4. Examiner et hiérarchiser la correspondance et les tâches importantes pour l’exécution ;
5. Surveiller et assurer l’achèvement ponctuel et diligent des tâches.

COMMUNICATION ET LIAISON

1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, y compris en les redirigeant vers les membres de l’équipe concernés ou les parties prenantes, selon le cas ;
2. Faciliter la planification et l’organisation des lieux des réunions ;
3. Fournir un soutien au chef d’unité/chef d’équipe lors des rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
4. Surveiller les délais d’achèvement des tâches courantes et assignées ;
5. Organiser des réunions pour le chef d’unité/chef d’équipe, en fonction de l’horaire et du programme de la semaine ;
6. Planifier des réunions et fournir un soutien pour assurer leur succès ;
7. Rédiger des rapports/procès-verbaux de réunions.

CONSERVATION DE DOSSIERS ET DOCUMENTATION

1. Maintenir un système de classement de dossiers papier et électroniques pour répondre aux besoins de l’unité/équipe ;
2. Tenir à jour un calendrier hebdomadaire des activités indiquant toutes les réunions prévues auxquelles doivent participer le chef d’unité/chef d’équipe et les autres membres du personnel. Cela comprend également toutes les visites externes au service ;
3. Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participera le personnel de l’unité/équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant que les dossiers d’information et les documents pertinents sont disponibles ;
4. Tenir à jour un carnet d’adresses des contacts collaborant avec l’unité/l’équipe.

ADMINISTRATION DE BUREAU

1. Organiser les voyages du chef d’unité/des membres de l’unité/de l’équipe, y compris les billets, les réservations d’hôtel, etc.
2. Fournir un soutien à la préparation des présentations, au besoin;
3. Photocopier et envoyer des communications électroniques selon les besoins ;
4. Exécuter toute autre tâche connexe assignée par le chef d’unité/chef d’équipe.

COMPÉTENCES (Qualifications, Expérience et Aptitudes)

1. Au minimum, un baccalauréat en gestion d’entreprise, en commerce, en administration des affaires, en communications ou dans une discipline connexe;
2. Une formation en secrétariat et/ou en administration et gestion de bureau est un avantage ;
3. Avoir au moins 4/5 ans d’expérience pertinente et pratique dans des postes administratifs et de secrétariat à des postes similaires dans des organisations internationales, des banques de développement ou des institutions similaires ;
4. Une expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire ;
5. Bonne connaissance pratique de l’administration de bureau et des services de soutien, y compris des systèmes et des procédures ;
6. Capacité à travailler sous pression et à prioriser les tâches dans un environnement international et multiculturel dynamique ;
7. Gestion efficace des demandes internes et externes ;
8. Capacité à travailler et à collaborer avec des personnes d’horizons divers ;
9. Capacité à gérer des demandes simultanées et changeantes ainsi que des priorités et des délais serrés ;
10. Maîtrise de l’utilisation des équipements de bureau courants (ordinateur, télécopieur, scanner, photocopieur, etc.) ;
11. Engagement avéré envers un excellent service à la clientèle en mettant l’accent sur la réception et l’administration ;
12. Solides compétences rédactionnelles;
13. Communication;
14. Résolution de problèmes;
15. Orientation client;
16. Travail d’équipe;
17. Efficacité opérationnelle;
18. Innovation et créativité;
19. Intégrité et confidentialité;
20. Maîtrise de l’utilisation des applications standards de Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint et SAP).
21. Capacité à communiquer efficacement en anglais ou en français, à l’écrit comme à l’oral, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
22. La connaissance de SAP est un atout.

CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DE CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONALES.

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