PAM Recrutement : Assistant(e) du Service de Gestion (FLEET/ GEMS) G-5

Type de temps : Temps plein

Lieux : Ouagadougou, Burkina Faso

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 21 janvier 2025-23:59-UTC heure moyenne de Greenwich (Ouagadougou)

CONTEXTE & OBJECTIFS :

En tant qu’agence de première ligne des Nations Unies dans la lutte contre la faim, le Programme Alimentaire Mondial (PAM) intervient de manière constante pour répondre aux crises humanitaires. Le Bureau du PAM au Burkina Faso est activement engagé dans une réponse humanitaire d’envergure face aux crises en cours, visant à atteindre des centaines de milliers de personnes vulnérables, affectées par la violence, chaque mois. Dans un environnement extrêmement difficile, où les opérations humanitaires sont constamment freinées par les conflits et les risques d’attaques contre les travailleurs humanitaires, le PAM met en œuvre des actions cruciales pour fournir une assistance alimentaire aux communautés déplacées et en situation de grande précarité.

Dans ce cadre, l’optimisation des ressources disponibles, notamment la flotte automobile, joue un rôle fondamental. Le PAM s’engage activement dans la gestion et la maintenance efficaces de sa flotte de véhicules, essentielle pour assurer le transport sécurisé du personnel, des biens et des fournitures dans tout le pays. Cela inclut la mise en place de systèmes de gestion des véhicules et des assets, ainsi qu’un suivi rigoureux pour garantir une utilisation optimale des ressources, tout en réduisant les coûts et les risques opérationnels.

L’objectif global du PAM au Burkina Faso est de mettre en place un inventaire fiable et rigoureux des assets et des équipements utilisés dans ses opérations, de façon à garantir la transparence et l’efficacité dans la gestion de ses ressources, tout en assurant la continuité de son action humanitaire dans un contexte de plus en plus complexe.

RESPONSABILITÉS :

• Rassembler des données et préparer des analyses de base pour contribuer à la création de rapports en vue d’une gestion efficace des ressources, en intégrant notamment les informations relatives à la gestion de la flotte et des assets, afin de garantir une utilisation optimale des véhicules et autres équipements.
• Traiter les actions de routine liées aux achats, aux finances, aux ressources humaines et à d’autres domaines pertinents, en contribuant à l’enregistrement efficace et opportun des données dans les systèmes de l’organisation, incluant les informations pertinentes pour le suivi des actifs (assets) et des documents administratifs associés à la flotte.
• Gérer et conserver les dossiers physiques et numériques, y compris ceux relatifs à la flotte (tels que les contrats de location, les rapports d’entretien, les permis, etc.), conformément aux procédures établies afin de garantir un accès rapide et aisé aux données, le cas échéant. Cela inclut la mise à jour régulière des informations dans les systèmes de gestion des assets pour assurer une gestion transparente et bien documentée.
• Être le premier point de contact pour les questions internes, en fournissant des réponses précises concernant les procédures de gestion des documents administratifs de la flotte, les systèmes de gestion des assets, et d’autres demandes liées à l’administration des ressources.

TÂCHES PRINCIPALES :

1. Effectuer des tâches et des activités au sein du portefeuille des services de gestion afin de soutenir une prestation de services efficace et de haute qualité.

2. Rassembler des données et préparer des analyses de base pour contribuer à la création de rapports en vue d’une gestion efficace des ressources.

3. Traiter les actions de routine liées aux achats, aux finances, aux ressources humaines et à d’autres domaines pertinents, en contribuant à l’enregistrement efficace et opportun des données dans les systèmes de l’organisation.

4. Gérer et conserver les dossiers physiques et numériques conformément aux procédures établies afin de garantir un accès rapide et aisé aux données, le cas échéant.

6. Prendre part et suggérer des améliorations aux procédures et pratiques afin de soutenir l’amélioration continue des services fournis.

7. Utiliser les outils numériques et les applications technologiques pour améliorer les pratiques de travail et le service aux collaborateurs.

8. Fournir un soutien administratif pour la préparation d’initiatives inter-agences dans le cadre de la réforme des Nations Unies afin de réaliser des économies et d’améliorer la qualité des services.

9. Assurer la liaison avec d’autres fonctions et des contractants tiers pour permettre une prestation de services efficace.

10. Effectuer des tâches de préparation et de réponse aux situations d’urgence en suivant les orientations données par le superviseur.

PRINCIPALES FONCTIONS & TACHES TECHNIQUES (liste indicative et non exhaustive) :

• Être responsable de la réception des actifs et s’assurer que l’inspection et l’affichage en temps opportun du bon de réception des marchandises (GRN) dans le système WINGS sont effectués, ainsi que l’étiquetage et l’enregistrement en temps opportun dans le système GEMS de ces actifs (c’est-à-dire effectuer ces activités le jour même de la réception des actifs). Les GRN seront émis lorsque les marchandises sont livrées pour la première fois par le fournisseur.
• Si l’article est un actif fixe, s’assurer que le registre principal des actifs (AMR) existe et est lié au registre principal des équipements (EMR). S’assurer que les actifs sont créés avec des valeurs correctes conformément au bon de commande (PO) pertinent et conformément aux directives du PAM/IPSAS sur l’évaluation des actifs.
• Mettre à jour le système GEMS en temps opportun pour s’assurer que la base de données reflète l’état réel des actifs (c’est-à-dire l’emplacement, le cessionnaire et toute autre information pertinente).
• Tenir à jour l’état actuel des actifs dans le système après avoir identifié les éléments cassés et obsolètes disponibles pour élimination ou réparation et s’assurer que les informations nécessaires sont partagées avec les unités responsables et/ou l’AFP principale.
• Signaler de manière proactive tout problème au(x) principal(aux) point(s) de contact des actifs et/ou à la direction en s’assurant qu’ils sont au courant de la situation et peuvent prendre des mesures pour sécuriser et protéger les actifs dans toute la mesure du possible, par exemple, entre autres actions, les actifs fixes non utilisés sont stockés dans un espace de stockage/entrepôt verrouillé et qu’une surveillance est assurée dans la gestion des actifs à fort risque de vol.
• Réunir les documents nécessaires à l’affectation des actifs aux employés du PAM, ainsi qu’au transfert des actifs appartenant au PAM à d’autres bureaux du PAM et aux prêts aux partenaires (entités des Nations Unies, gouvernements ou partenaires coopérants).
• Recevoir les actifs des cessionnaires lors de leur réaffectation, de leur séparation ou de la fin de la période de prêt des actifs prêtés et effectuer l’administration nécessaire dans le système.
• Participer activement au décompte physique et fournir toutes les informations nécessaires au principal point focal des actifs pour faciliter le processus de rapprochement.
• Fournir des informations au principal AFP concernant les préparatifs des réunions du PSB couvrant des domaines allant de la planification des achats à la cession, par exemple fournir les informations nécessaires sur la disponibilité d’actifs non opérationnels similaires ou d’articles actifs stockés pour éviter l’achat inutile d’actifs, ainsi que sur les actifs non utilisés, endommagés, obsolètes, etc. disponibles pour élimination afin de minimiser le nombre d’actifs inutilisés et, par conséquent, l’espace de stockage occupé.
• Aider à la mise en œuvre des recommandations du PSB approuvées par l’autorité déléguée qui concernent les achats basés sur des stratégies d’approvisionnement rentables, les pratiques quotidiennes de gestion des actifs, le comptage physique et la désactivation des actifs dans les systèmes du PAM.
• En cas de rotation du personnel, être responsable de la préparation et de l’exécution d’une passation de pouvoirs appropriée par écrit pour les tâches et responsabilités mentionnées ci-dessus afin d’assurer la continuité des activités. Tous doivent pouvoir recommander des lignes d’action à leurs collègues à divers échelons et peuvent assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.
• Gérer les mouvements des véhicules et des chauffeurs à travers la plateforme Humanitarian Booking Hub.
• Maintenir un contrôle régulier des carnets de bord pour mesurer l’exactitude des données. Contrôler et viser les carnets de bord des chauffeurs
• Assurer la rotation des chauffeurs grâce à une planification transparente, une politique claire sur les heures supplémentaires, la permanence du week-end et les missions de terrain.
• Veiller à ce que les chauffeurs remplissent le rapport post-voyage après les missions sur le terrain ; remplir la fiche de suivi de consommation de carburant chaque mois.
• Vérifier l’état et la propreté des véhicules et entreprendre un contrôle physique quotidien des véhicules pour identifier les accidents, les dommages et les problèmes mécaniques. 
• Faire le suivi des différents types de contrat lié à la gestion de la flotte. Validité des contrats d’assurance et de maintenance. Faire le suivi et la mise à jour des documents des véhicules, (cartes jaunes, visites techniques, assurance)
• Assurer le bon classement des documents des véhicules et des motos.
• Organiser et planifier le ravitaillement des groupes électrogènes en carburant.
• Planifier et organiser le plan de formation et recyclage des chauffeurs
• En cas d’accident ou panne, coordonner rapidement les secours, les réparations et les remplacements de véhicules.
• Faire le suivi avec les assurances et rester informé des réglementations. Suivre les enregistrements des accidents dans la plateforme de gestion des véhicules.
• Exécuter toute autre tâche pour la bonne marche du bureau.

QUALIFICATIONS & EXPERIENCE REQUISES:

Education:

• Avoir au minimum le diplôme de Baccalauréat
• Un diplôme dans le domaine de l’administration ou équivalent est un atout.

Expérience:

• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle pratique dans la gestion d’équipements ou dans la gestion de la flotte automobile
• Familiarité avec les installations de générateurs, le dépannage et le câblage de contrôle.
• Une expérience dans les spécifications générales et particulières des assets
• Expérience en santé et sécurité et contrôle qualité.
• Une expérience de travail avec des organisations internationales et/ou dans le secteur humanitaire est souhaitable.

Connaissances et compétences :

• Expérience avérée dans la planification des assets et de la flotte automobile requise
• Logiciels de bureautique, notamment les progiciels Microsoft Office.
• Bonne maîtrise du français (Parlé et écrit

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