Plan International Recrutement : Assistant(e) Achats (intérimaire)

Description de l’emploi

Plan International Bénin recherche un(e) Assistant(e) Achats (intérimaire) pour son bureau basé à Adjohoun. Le contrat proposé est à durée déterminée pour une période de trois (03) mois.

• Titre : Assistant(e) Achats (prestataire à temps plein)
• Département : Administration
• Rapporte à : Coordonnatrice de l’Administration
• Site de fonction : Adjohoun
• Date effective : Mai 2025
• Grade : PN
• Voyage requis : 2%
• Marge salariale : Entre 200.000 et 250.000 Francs CFA net.

Finalité du poste

Le poste d’Assistant(e) Achat vise à fournir un appui ponctuel au bureau de Plan International Bénin pour la gestion des achats du site. Cette fonction est requise pour doter l’organisation de cette capacité de soutien.

Rôle et responsabilités

L’Assistant(e) Achats sera responsable de plusieurs tâches clés liées aux processus d’approvisionnement du site :

1. Mettre en œuvre le plan de passation de marchés du site :
   • Recevoir et s’assurer de la recevabilité des demandes d’achats.
   • Solliciter et obtenir les demandes d’achat pour les marchés du site.
   • Élaborer les dossiers de consultation (cotations, manifestation d’intérêt, propositions, appels d’offres).
   • S’assurer de la transmission appropriée des documents de sollicitation.
   • Vérifier les registres de dépôt des offres.
   • Participer à l’évaluation des offres en tant que rapporteur.
   • Vérifier la disponibilité budgétaire avant approbation des rapports d’évaluation.
   • Élaborer les bons de commandes et contrats.
   • S’assurer de l’obtention des avis de non-objection si nécessaire sur les projets.
   • Assurer le suivi de l’exécution des marchés.
   • Traiter les factures, introduire les demandes de paiement et coordonner avec les ONG partenaires.
   • Appuyer l’évaluation des fournisseurs et la gestion de la performance.
2. Archiver les dossiers de passation de marchés :
   • Assurer un archivage professionnel, physique et/ou numérique, des dossiers de passation de marchés.
   • Tenir une base de données informatisée des dossiers archivés.
   • Faciliter les missions d’audit en mettant les dossiers à disposition.
3. Veiller au respect des procédures de Plan International Bénin et des bailleurs :
   • S’assurer que les conditions prévues aux procédures sont respectées pour chaque opération d’achat.
   • Coordonner/superviser les processus de pré-qualification des fournisseurs.
   • Assurer/superviser l’évaluation continue des prestataires.
   • Mettre en place un système d’archivage efficace et dynamique.
   • Contribuer au compte rendu hebdomadaire en soumettant un point de traitement des réquisitions.
4. Assurer la mise en place et le fonctionnement des Comités ad’hoc de Passation de Marchés sur le site :
   • Solliciter la mise en place des comités ad’hoc pour l’évaluation des offres.
   • Coordonner les travaux des comités et en assurer le Secrétariat.
5. Faciliter les échanges avec les prestataires :
   • S’assurer que les fournisseurs reçoivent les documents de sollicitation.
   • Consulter quotidiennement la boîte électronique du site et assurer le suivi des messages.
   • Assurer, de manière professionnelle, les échanges avec les fournisseurs pour les demandes d’éclaircissement et l’exécution des marchés.
6. Exécuter toutes autres tâches que lui confiera le superviseur ou la direction.

Communication et relations de travail

• Communication Interne : Contacts fréquents avec les Chargé(e)s de Programme, le Chargé des Achats du CO, la Directrice de la Supply Chain, de l’Administration et de la Logistique. Contacts moyens avec le personnel administratif des autres sites. Relations de travail avec l’ensemble du personnel de Plan International Bénin.
• Communication Externe : Relations fréquentes avec les Fournisseurs de biens et services et les ONG partenaires des sous projets.

Profil

Les qualifications et l’expérience requises pour ce poste incluent :

• Diplôme : BAC+3 en passation de marchés ou en logistique.
• Expérience : Au moins deux (2) ans dans des responsabilités similaires au sein d’organisations internationales ou de taille comparable à Plan International Bénin.
• Connaissances : Procédures, réglementations et règles de gestion des achats des donateurs internationaux (Banque mondiale, Fonds mondial, USAID, Union Européenne).
• Aptitudes et qualités : Haut degré d’intégrité, de transparence, d’équité, capacité d’organisation et de priorisation, bonnes aptitudes rédactionnelles, maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel), disponibilité et contact facile.

Environnement physique

Le poste sera basé au bureau de pays de Plan International Bénin à Cotonou. Le travail s’effectuera principalement dans un environnement de bureau, avec des déplacements sur le terrain qui seront rares.

Durée du contrat

La durée du contrat proposée est de trois (03) mois.

Niveau de contact avec les enfants

Le niveau de contact avec les enfants est décrit comme faible, impliquant pas de contact ou une très faible fréquence d’interaction.

Relations clés

Les relations clés pour ce poste sont :

• Collaboration élevée avec les Chargés de Programme.
• Collaboration élevée avec le/la Directeur(trice) de l’Administration et de la Logistique.
• Relations élevées avec les partenaires externes, fournisseurs et autres.
• Collaboration et consultation élevées avec les collègues du CO et des PIIA.

Procédure de dépôt des candidatures

Les personnes intéressées doivent envoyer :

• Une lettre de motivation adressée à la représentante Résidente de Plan International Bénin.
• Un CV actualisé.
• Les copies des diplômes requis.

Les documents doivent être envoyés au plus tard le mardi 13 mai 2025 à l’adresse email : BeninRecrutement.A@plan-international.org.

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