Sèmè City Recrutement : Secrétaire de direction

Mission principale

Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier le/la Secrétaire de Direction devra :

• assurer la gestion quotidienne des activités de la direction ;
• garantir la coordination des flux d’information ;
• assurer la gestion des dossiers et leur archivage et
• contribuer au bon fonctionnement de la direction.

Les principales responsabilités de le/la Secrétaire de Direction se résument aux tâches suivantes :

• Assurer l’assistance organisationnelle de la Direction Administrative et Financière (DAF) ;
• Assurer l’interface et gérer les flux d’information entre la DAF, la Direction Générale, les départements transversaux et les gestionnaires de projets de l’Agence ;
• Gérer les courriers ordinaires et confidentiels « Départ » et « Arrivée » ;
• Assurer l’enregistrement, la ventilation, la transmission, l’affranchissement du courrier ;
• Saisir, multiplier et archiver les documents administratifs ;
• Organiser et préparer les déplacements, ainsi que les réunions institutionnelles ;
• Appuyer l’organisation des missions d’audits et de contrôle au niveau de l’Agence ;
• Assurer la préparation des supports documentaires et autres documents administratifs qui lui sont confiés ;
• Tenir à jour et classer les comptes rendus et procès-verbaux ;
• S’occuper des formalités de voyage (Ordre de mission, réservation de billet de voyage, hôtel, de la délivrance de visas et de tout autre document nécessaire) pour le personnel de l’Agence et les consultants en mission ;
• Toute autre tâche demandée, en rapport avec sa mission et ses compétences.

Formation et expériences

➢ Formation

• Être titulaire au minimum d’un diplôme Bac+3 en Secrétariat de Direction ou tout diplôme équivalent.

➢ Expérience

• Justifier d’une expérience d’au moins 5 ans à un poste de Secrétaire de direction, ou de gestion administrative ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique,
• Avoir travaillé en groupe et dans un environnement sous pression ;

➢ Compétences clés

• Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
• Maîtrise des outils de visioconférence (Microsoft Teams, Zoom, etc.) ;
• Maîtrise des outils de l’Intelligence Artificielle ;
• Capacité à rédiger des documents professionnels clairs et précis ;
• Connaissance des bases de gestion en ressources humaines ;
• Sens des priorités et de la planification ;
• Rigueur, méthode et discrétion ;
• Diplomatie, écoute et sens du service ;
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe.

Langues

Une excellente maîtrise des langues française et anglaise aussi bien à l’oral qu’à l’écrit.

Qualités relationnelles et comportementales

• Capacité à travailler en équipe pour atteindre les objectifs organisationnels ;
• Excellent sens du relationnel et de la communication ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Avoir d’excellentes capacités d’analyse, de raisonnement et de prise de décision ;
• Être ponctuel(le), disponible et discret(e) ;
• Avoir un esprit d’ouverture face au changement et avoir des aptitudes à gérer des dossiers complexes ;
• Capacité à travailler sous pression ;
• Avoir un sens aigu de l’éthique et de l’intégrité dans le traitement de tous les dossiers dans lesquels il/elle est impliqué(e) ;
• Être disposé(e) à effectuer des travaux de nature confidentielle, à traiter un grand volume de travail et à respecter les délais.

Dossiers à fournir

• Une lettre de motivation adressée à la Direction Générale de l’ADSC ;
• Un CV actualisé avec noms et contacts de trois (03) personnes références ;
• Une copie légalisée du diplôme ;
• Les preuves des expériences citées dans le CV ;

Merci de postuler par mail en envoyant votre dossier de candidature à l’adresse mail : semecity@presidence.bj, avec pour objet du mail, la mention : « Candidature pour le poste Assistant(e) de Direction ». Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 26 février 2026. Un accusé confirmera la réception de votre candidature.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées ;

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