BAD Recrutement : Assistante d’équipe

Intitulé complet du poste vacant : Assistant d’équipe

Lieu : Pretoria, Afrique du Sud

Niveau de poste : GS7

Numéro de poste : 50112814

Date limite de candidature : 06-avr.-2025

FONCTIONS CLÉS :

Sous la supervision et les conseils du chef de division de l’ECGF.2, l’assistant d’équipe sera chargé de :

Support à la gestion de portefeuille :

1. Gérer les données et la saisie des contrats dans SAP, générer des informations pertinentes à partir de SAP et télécharger les rapports d’avancement de la mise en œuvre (IPR) et les rapports d’achèvement du projet dans les systèmes (RRS) en collaboration avec les chefs de tâches et les unités concernées de la Banque.
2. Fournir un soutien et faciliter l’utilisation du calendrier de traitement des projets à l’échelle de la Banque (BPPS) dans le processus d’examen des opérations pour les documents de la Banque à soumettre au Conseil pour approbation ou information.
3. Compiler la base de données du portefeuille, présenter les données sur les projets et effectuer toute tâche liée à la saisie et à l’analyse des données selon les besoins, et rendre compte de l’exactitude et de l’exhaustivité des informations sur le projet concernant l’efficacité, le décaissement, l’approvisionnement, la supervision et les rapports d’achèvement.
4. Assurer des mises à jour régulières des informations sur les projets et les indicateurs clés de performance liés à la gestion de portefeuille et aux programmes de prêt.
5. Créer une base de données pour suivre les décaissements, les projets en cours, les décaissements liés aux projets anciens, les projets à problèmes, les projets à problèmes potentiels et ceux à superviser.
6. Préparer des rapports mensuels et trimestriels sur la gestion du portefeuille et la performance du programme de prêt.

Administration du bureau :

1. Gérer les systèmes, créer et traiter les rapports de voyage et de dépenses dans SAP.
2. Concevoir et maintenir des systèmes de bureau pour gérer efficacement le flux de papier ; suivre et assurer le suivi des documents, organiser et gérer les fichiers et les documents, ainsi que les informations informatisées.
3. Aider le chef de division à interagir avec les parties prenantes internes et externes dans la mise en œuvre du programme de prêt, la gestion du portefeuille, le dialogue politique et le travail sur le secteur économique.
4. Soutenir la révision de la qualité de la documentation du Département et formuler des recommandations pour l’amélioration du style, de la présentation et de l’analyse.
5. Aider à la préparation des documents de communication et de présentation en rédigeant des notes de service, des feuilles de calcul et des présentations élaborées et en effectuant des analyses de premier niveau concernant les initiatives du Département.
6. Aider à la préparation des documents, des notes d’information, des feuilles de calcul et de la correspondance nécessaires à la gestion des projets/programmes.
7. Aider à la préparation et à l’organisation d’activités telles que séminaires, ateliers, etc. et préparer des présentations PowerPoint, prendre des notes lors des réunions et rédiger des procès-verbaux sur demande.
8. Gérer toutes les questions logistiques liées aux réunions régulières et organiser d’autres réunions, la prise de rendez-vous, d’événements et de voyages de mission pour garantir que ces activités sont gérées de manière responsable.
9. Fournir une assistance administrative au chef de division, y compris la préparation et la rédaction de rapports sur les documents destinés aux missions/réunions, en mettant l’accent sur l’utilisation des informations conservées dans les bases de données.
10. Effectuer tout autre soutien opérationnel et autres tâches jugées nécessaires et demandées par le gestionnaire de l’ECGF.2.

COMPÉTENCES (aptitudes, expériences et connaissances) :

1. Être titulaire au moins d’un baccalauréat en administration des affaires, en gestion d’entreprise, en finance ou en commerce, en économie ou dans d’autres domaines pertinents.
2. Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans la formulation et la mise en œuvre de programmes et de projets, le suivi de projets et de programmes; avec une expérience de travail dans une organisation internationale.
3. Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et/ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
4. La compétence dans l’utilisation des applications MS Office standard (Word, Excel, Access et PowerPoint) et une connaissance pratique de SAP et des logiciels internes tels que BPPS seront un atout.  
5. Initiative de haut niveau, enthousiasme et esprit d’équipe avérés.
6. Excellentes compétences organisationnelles et interpersonnelles.
7. Capable de travailler sous pression et d’établir des priorités dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel.
8. Compétences pour gérer efficacement les demandes internes et externes
9. Bonne connaissance des services administratifs et de soutien de bureau, y compris des systèmes et des procédures.
10. Capacité à déployer des connaissances, des compétences et des aptitudes pour travailler efficacement sans supervision ou orientation constante et directe.
11. Capacité à s’adapter à des délais multiples et souci du détail tout en travaillant avec une main-d’œuvre diversifiée.

CE POSTE EST CLASSIFIÉ COMME STATUT LOCAL ET NE BÉNÉFICIE PAS DE CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONALES.

SEULS LES CANDIDATS RESSORTISSANTS D’AFRIQUE DU SUD OU RESSORTISSANTS DE PAYS MEMBRES DE LA BANQUE AYANT UN DROIT LÉGAL PRÉEXISTANT DE VIVRE ET DE TRAVAILLER EN AFRIQUE DU SUD SERONT CONSIDÉRÉS POUR CE POSTE. LA BANQUE NE SOUTIENT PAS ET NE SOUTIENT PAS LES DEMANDES DE PERMIS DE TRAVAIL ET DE DÉMÉNAGEMENT RELATIVES À CE POSTE.

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