BAD Recrutement : Assistant(e) d’équipe

Full vacancy title: Assistant(e) d’équipe

Location: Abidjan, Côte d’Ivoire

Position Grade: GS6

Position Number: 50071221

Posting Date: 12-nov-2024

Closing Date: 26-nov-2024

LE POSTE :

Le poste d’Assistant(e) de département, qui relève des services d’appui général, apporte un soutien administratif au bon fonctionnement du département et permet au directeur d’être libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.

Chaque département est unique dans ses fonctions, mais l’Assistant(e) de département travaille de manière plus ou moins uniforme, quel que soit le département, afin d’assurer un fonctionnement sans accrocs au sein du bureau de la direction concernée. En conséquence, le travail de l’Assistant(e) du département facilite et contribue au succès du Directeur dans l’accomplissement de son rôle pour la réalisation des High 5.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la direction générale et la supervision générale du Directeur, l’Assistant(e) de département effectuera les tâches suivantes :

a) GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

1. Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants du département.
2. Veiller à ce que les documents présentés au Directeur pour signature soient complets, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires.
3. Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base des instructions et la finaliser pour la signature du Directeur.
4. Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Directeur pour autorisation, approbation ou signature.
5. Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence.
6. Assurer le suivi et veiller au respect des dates et des échéances fixées à l’aide d’outils de suivi appropriés ainsi qu’au traitement en temps opportun des correspondances et des requêtes.
7. Acheminer les correspondances pour permettre au Directeur d’y donner suite ou les envoyer directement à la division concernée, si nécessaire.

b) COMMUNICATION ET LIAISON

1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les divisions concernées, le cas échéant.
2. Filtrer les appels/visiteurs du Directeur, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Directeur ou le Chef de division concerné.
3. Fournir des informations de référence au Directeur pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel.
4. Relayer l’information entre le Directeur, les Chefs de division et les autres membres du personnel du département.
5. Assurer le suivi des délais d’exécution des travaux avec les Chefs de division.
6. Organiser les réunions hebdomadaires et ponctuelles pour le Directeur, selon les horaires et le programme du Directeur pour la semaine.
7. Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions dont les départements/divisions concernés ont besoin ; rappeler les réunions programmées aux Chefs de division et aux autres membres du personnel.

c) TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION

1. Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins du département.
2. Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités indiquant toutes les réunions auxquelles le Directeur et les autres membres du personnel doivent participer et comprenant également toutes les visites externes au département.
3. Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participera le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés.
4. Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec le département.

d) ADMINISTRATION DU BUREAU

1. Organiser les voyages du Directeur, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc.
2. Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions.
3. Effectuer d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) lorsque le besoin s’en fait sentir.

COMPÉTENCES (Qualifications, expérience et connaissances) :

1. Être titulaire au moins d’une Licence ou d’une Maîtrise en gestion commerciale, commerce, administration ou une discipline connexe.
2. Une formation en secrétariat ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage.
3. Avoir un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires.
4. Une expérience du travail dans le secteur privé sera un atout supplémentaire.
5. Avoir une bonne connaissance de l’administration et des services d’appui administratif, notamment des systèmes et des procédures.
6. Avoir de bonnes compétences en coordination — être méthodique et autoorganisé(e).
7. Faire preuve d’un engagement manifeste à fournir un excellent service à la clientèle axé sur la réception et l’administration.
8. Avoir de bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et d’organisation.
9. Être capable de réfléchir rapidement pour répondre à des demandes immédiates.
10. Faire preuve de souplesse pour s’adapter, adopter une attitude positive face au changement et se montrer constructif et créatif dans la résolution des problèmes.
11. Maîtriser l’utilisation de l’équipement standard (ordinateur, télécopieur, scanner, photocopies, etc.).
12. Avoir de solides compétences en matière de communication.
13. Posséder des aptitudes en matière de résolution de problèmes.
14. Avoir une bonne approche client.
15. Savoir travailler en équipe.
16. Faire preuve d’efficacité opérationnelle.
17. Faire preuve d’innovation et de créativité.
18. Avoir le souci du détail.
19. Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, et avoir de préférence une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
20. Le bilinguisme, la connaissance de l’arabe, du portugais, etc. constituent des atouts supplémentaires.
21. Maîtriser l’utilisation des applications standard de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou autre système intégré de gestion documentaire).

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

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